Sie sind erweiterbar und können so an individuelle Anforderungen angepasst werden. Dabei garantiert der interne Freigabeprozess mit der integrierten Versionierung der Module einen stets nachvollziehbaren Modulstatus. Es ist immer ersichtlich, mit welcher Version der Module in den Workflows gearbeitet wird, das erhöht die Sicherheit und sorgt für Stabilität.

Die Anmeldung und damit die Berechtigung, mit der ein Modul ausgeführt wird, ist für jedes Modul einstellbar. Dadurch ist es möglich, ein Modul mit administrativer Berechtigung auszuführen ohne dem ausführenden Benutzer diese Rechte geben zu müssen. Damit kann die Berechtigungsvergabe an die Benutzer nach technischen und sicherheitsorientierten Aspekten erfolgen, ohne den Benutzer bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu behindern.

Spezielle Module ermöglichen die Einbindung von Mitarbeitern per E-Mail oder die Abfrage von Variablenwerten per Dialog, um den Workflow in unterschiedliche Richtungen zu lenken. Damit verbindet man einen hohen Automationsgrad mit der individuellen Verwendbarkeit.

Beispiel-Module der Microsoft Exchange-Schnittstelle

In den Workflows werden Module verwendet, die unterschiedlich verknüpft werden können. Diese Verknüpfung kann u.a. aufgrund von Zuständen, Ereignissen oder zeitgesteuert erfolgen. Dadurch wird eine sehr dynamische und flexible Automatisierung erreicht, die sich selbständig an unterschiedliche Bedingungen anpasst. Eine Verknüpfung kann auch die nachfolgenden Module parallelisieren, um Durchlaufzeiten zu verkürzen oder gleichzeitige Aktionen zu starten.

Der Start von Workflows kann zeit- oder ereignisgesteuert erfolgen, so lässt sich beispielsweise der Start eines Workflows an ein bestimmtes Ereignis im HP Openview binden. Neben dieser automatischen Ausführung ist es auch möglich, einen Workflow im OGiTiX Self Service Portal interaktiv einer bestimmten Rolle zur Ausführung anzubieten.

Das steigert die Sicherheit und ermöglicht neue Wege bei der Delegation von Aufgaben. Außerdem sind die Berechtigungen einer Rolle unabhängig von den notwendigen Berechtigungen eines Moduls in einem Workflows. So kann bei der Berechtigungsvergabe an Rollen und Benutzer sehr restriktiv vorgegangen werden, ohne dabei den Benutzer bei der Erfüllung seiner Aufgaben zu behindern.

Die Werte der Variablen stammen direkt aus Betriebssystem oder aus anderen Applikationen, wie zum Beispiel HR- oder ERP-Systemen. Diese Systeme können über entsprechende Schnittstellen aus einem Workflow angesprochen werden, um die Variablenwerte auszulesen.

Variablen lassen sich außerdem im Dialog mit dem Benutzer verwenden, um individuelle Werte aufzunehmen. Die Variablen können dazu in einem Service Portal als Textfeld, Listenfeld, Optionsfeld oder Kontrollfeld dargestellt werden, was eine sehr universelle und zielgerichtete Verwendung ermöglicht.