unimate Key Features

OGiTiX unimate hat eine Vielzahl herausragender Features, die sich im Marktvergleich als Alleinstellungsmerkmale erweisen. Hier sehen Sie einen Überblick der wichtigsten Features.

unimate Workflows: Hervorragende Usability

Erstellung von Workflows

Die Erstellung der Workflows geschieht in einem einfachen, visuellen Verfahren. Gewünschte Module werden einfach per Drag and Drop in den Workflow gezogen und mit den bestehenden Modulen verbunden.

Die Workflowerstellung kann eigenständig durch die Prozessverantwortlichen erfolgen. Es ist dafür kein tiefes Technik Know-how nötig, da zu keinem Zeitpunkt Programmierung stattfindet.

Formulare in Workflows

Das Formulardesign geschieht ebenfalls per Drag and Drop, die gewünschten Objekte werden einfach in das Formular gezogen.

Die Layouts der Formulare sind durch Kunden individuell gestaltbar und somit an das Corporate Design anpassbar.

Kommunikationsmodule im Workflow

Anfrage- und Genehmigungsverfahren, Entscheidungen, Nachrichten sowie Rückfrageformulare und Aufgaben werden interaktiv konfiguriert. Dafür existieren vorbereitete Module, die in einem Dialog ausgefüllt werden.
Der Einsatz von Variablen, die zur Laufzeit des Workflows mit Werten gefüllt werden, sorgt für Flexibilität. Die Kommunikationswege passen sich damit automatisch an die organisatorischen Gegebenheiten an.

unimate Workflows: OTA Workflows

Der unimate Workflow vereint unterschiedliche Ziele in einem Objekt.

	1. Organisatorische Automation der am Prozess beteiligten Ressourcen. Im Workflow werden Verantwortungen und Stellvertretungen zugeordnet. Diese Informationen stammen aus einem Organisationsmanagement oder einem sonstigen Directory. Der Workflow legt die Entscheidungsvorlagen den Verantwortlichen vor und steuert damit Anfrage- und Genehmigungsverfahren. Ebenso werden Aufgaben oder notwendige Dateneingaben über Workflows strukturiert verteilt und verwaltet. Außerdem führt der Workflow Benachrichtigungen durch, steuert die zeitliche Eskalation, leitet bei Bedarf eine Entscheidung weiter an einen Stellvertreter, usw. ⇒ Transparenz und Nachvollziehbarkeit über den Prozess.
	2. Technische Automation der im Prozess verwendeten Systeme. Der Workflow führt die notwendigen Veränderungen in den Zielsystemen direkt durch. Dafür sorgen spezielle Module, die scriptbasiert sind und sich ebenfalls anpassen lassen. Damit werden Fehlerquellen eliminiert: Es sind keine manuellen Eingriffe in die Zielsysteme nötig. Mit dieser Art der Automation gibt es verlässliche Durchlaufzeiten, Verzögerungen oder Wartezeiten entfallen. ⇒Qualität und Geschwindigkeit in der Prozesserfüllung.

unimate Workflows: Dokumentation und Visualisierung Der Workflow bildet den Gesamtprozess ab, inklusive Error- und Exception-Handling. Selbst Fehler in der Durchführung des Workflows führen damit zu keinen undefinierten Zuständen. Bei Bedarf ist auch eine EPK-Ansicht des Workflows einstellbar. ⇒ Grafische Dokumentation des gesamten Prozesses.

Reporting: OTA Protokollierung

Das Reporting vereint 2 Aspekte, analog zum OTA Workflow:

• Organisatorische Protokollierung über die am Prozess beteiligten Ressourcen (Personen) und deren Handlungen.
• Technische Protokollierung  über die im Prozess verwendeten Systeme (Zielsysteme) und den durchgeführten Veränderungen.

Damit ergibt sich eine lückenlose Protokollierung in einem Report.

Beispiel User Management: Abbildung der kompletten Lifecycle Historie

• Organisatorische Nachvollziehbarkeit der Genehmigungen: 
  Wann wurde was beantragt, von wem und wann genehmigt, …
• Technische Nachvollziehbarkeit der Umsetzung in Zielsystemen: 
  Wann wurde ein Konto angelegt, eine Berechtigung verändert, …

Human Interaction

Das Self Service Portal verfolgt einen „Warenkorb“-Ansatz: Berechtigte Benutzer können Self Services abrufen. Daneben existieren Dashboard-Funktionen wie z.B. Statistiken und Übersichten. Das Design und der Inhalt sind komplett durch den Kunden anpassbar.

Die Integration von Mitarbeitern in einen Workflow erfolgt durch Zuweisung von Aufgaben oder Aufforderung zur Dateneingabe. Sie ist immer möglich: Beim Start eines Workflows und auch während der Durchführung eines Workflows.

Modularität

Die Workflows können aufgeteilt werden in Haupt- und Subworkflows. Die Subworkflows können in beliebigen anderen (Haupt-)Workflows verwendet werden. Diese Modularität sorgt für ein hohes Maß an Wiederverwendbarkeit.

Außerdem kann die Verantwortung für Subworkflows delegiert werden an die organisatorisch verantwortlichen Mitarbeiter. So lassen sich Subworkflows für bestimmte Zielsysteme an die jeweiligen Administratoren dieser Systeme delegieren.

Zum Beispiel kann bei einem Hauptworkflow zur Benutzeranlage, der aus Subworkflows zur Benutzeranlage in AD, Exchange, SAP und Telefonanlage besteht, die Verantwortung für die Subworkflows beim jeweiligen Administrator liegen.

Die Workflows bestehen aus Modulen. Auch bei den Modulen kann die Verantwortung an den organisatorisch Verantwortlichen delegiert werden. Diese hohe Granularität ermöglicht eine gezielte Delegation.

Offenheit

Die Module der Schnittstellen sind scriptbasiert und offen. Die individuellen Anpassungen erfolgen direkt im Script, nicht per Programmierung. Es ergibt sich keine Abhängigkeit vom Hersteller oder Dienstleister. Die Anbindung beliebiger Anwendungen ist in Eigenregie möglich.

Vorhandene Scripte zur Automation lassen sich einfach integrieren. Damit entstehen individuelle Module zur Weiterverwendung, bestehendes Know-how bleibt gesichert.

Datenmanagement

Das Dynamische Daten Management (DDM) führt Daten aus verschiedenen Quellen zusammen und stellt sie in einer hierarchischen Struktur dar. In dieser Struktur lassen sich logische Beziehungen definieren, die Daten konsolidieren und in aktualisierter Form in die Zielsysteme zurückführen.

Der Zugriff auf die Daten ist dynamisch, er kann zu jedem Zeitpunkt der Workflowdurchführung er-folgen und bringt immer aktuelle Daten. Diese können aus dem per DDM synchronisierten Datenbestand kommen oder direkt aus den Zielsystemen, also externen Datenquellen.

Alle Daten werden in Variablen zur Verfügung gestellt, die mit einem durchgängigen Variablenmanagement in allen Workflows verfügbar sind. Auch die Definition von kundenspezifischen Variablen ist jederzeit möglich.

Damit werden durchgehende Prozesse ermöglicht. Die Datenveränderung im HR-System kann als automatischer Auslöser von entsprechenden unimate Workflows verwendet werden, Daten müssen nicht mehr doppelt eingegeben werden.

Implementierung

Die Implementierung ist einfach und schnell. 

• Keine organisatorischen Eingriffe
  unimate erfordert keine organisatorischen Eingriffe. Die heutigen Verantwortlichen und deren Verantwortungsgebiete bleiben erhalten. Auch die Rechtestrukturen müssen nicht verändert werden.
• Keine technischen Eingriffe
  Installation und Konfiguration der Zielsysteme bleiben unverändert. Es werden keine Agenten, Dienstprogramme oder ähnliches installiert.
• Nahtlose Integration
  Das Setup ist einfach und sorgt für eine nahtlose Integration in das bestehende Umfeld.