Und worin besteht der Unterschied zu der Disziplin „Identity & Access Management“?

Grob umschrieben bedeutet „etwas zu digitalisieren“, wenn eine Information aus der physischen Welt (ein gesprochenes Wort, ein beschriebenes Blatt Papier) in die digitale Welt übertragen wird. Man nennt es auch ganz allgemein Fortschritt. Ein Beispiel ist die hunderte Jahre alte mit Schriftzeichen behauenen Steinplatte, die recht immobil war. Weiter entwickelt wurde daraus ein auf Papier geschriebener Brief, per Post verschickt. Dann kamen Faxe, E-Mails, Handys mit denen man Textnachrichten schreiben konnte. Die letzten drei sind schon Digitalisierung aber noch ohne Prozesse, und diese Prozesse machen das Ganze erst komplex – und für uns erst interessant.

Nachfolgend einige Use Cases. Vergessen Sie nicht, dass das keine Apps sind, die nicht untereinander kommunizieren. Darunter liegt immer unsere Digitalisierungs-Plattform OGiTIX unimate mit allen gebildeten Identitäten, Sicherheits-Features, Werkzeugen, Reportings etc. Und egal ob Sie damit einen wie auch immer gearteten Geschäfts-Ablauf automatisieren oder einen kompletten User-Lifecycle abbilden wollen. Sie haben es nicht mit einem Atoll aus Insellösungen zu tun, sondern mit einem intelligenten System das Prozesse automatisiert abarbeitet. Diesen Use-Cases liegen allen mehr oder weniger komplexe Prozesse zu Grunde.

 

Use Cases Digitalisierung

– Bestellprozesse
– Antrag- & Genehmigungsverfahren
– Onboarding für Mitarbeiter & externe Berater
– Automatisierte Info- & Eskalationsketten
– Delegiert Abwesenheit / Email-Weiterleitung setzen
– Bereitstellung von Projekt- & Datenablagen
– Self-Services zur Stamm- & Kontaktdatenpflege
– Vertreter- & Delegationsregelung
– Benutzer- & Berechtigungsanträge

 

Use Cases Identity & Access Management

– Re-Zertifizierung
– Admin-On-Demand
– SAP Management
– Hybrid AD & (AAD) Office365 Management
– AD Management
– Password Reset Manager
– Projektbutler
– SAP HR-AD Connector
– Sichere Blockabwesenheit

 

Digitalisieren – wunderbar, aber was sind diese Prozesse?

OGiTiX digitalisiert nicht mehr nur physische Medien (geschriebenes Wort auf Papier) oder einzelne Vorgänge wie das verschicken einer E-Mail, was früher der Brief per Post und das Fax war. Wir digitalisieren ganze Unternehmens-Abläufe. Sogenannte Prozesse. Die involvieren digitalisierte Medien (Brief) und den Ablauf (Brief zur Hauspost tragen und die sorgt dafür, dass der Brief beim Empfänger ankommt). Wir merken immer wider, dass unsere Kundschaft sich schwer damit tut, in Prozessen zu denken. Vielleicht, weil es etwas ist, womit sie tagtäglich umgehen ohne darüber nach zu denken, oder schlicht und ergreifend, weil diese Vorgänge nie Prozesse genannt wurden. Was also ist ein Prozess?

 

Ein Prozess, ein Beispiel: Ein neues Auto!

Lassen Sie uns anhand eines simplen Beispiels erläutern,was so einen Prozess ausmacht: Stellen Sie sich vor, sie konfigurieren sich bei Ihrem Lieblingshersteller ein Auto online, aber eben nicht alleine. Sie sind für das Exterieur zuständig, Ihre Frau für alles was das Leben im Auto bequem macht, Ihr Sohn ist für den Sound verantwortlich, die Motorisierung ist von den Gesamtkosten abhängig und so weiter und so fort. Und jedes mal, wenn einer seine Aufgabe erfüllt hat, bekommt der/die Nächste eine Nachricht per SMS, dass für ihn/sie jetzt folgende Aufgaben bereit stehen und diese bis morgen 10:00 Uhr erledigt sein müssen, denn wenn das Fahrzeug nicht bis Freitag fertig konfiguriert ist, dauert die Lieferung einen Monat länger, weil Mutti sich schon beim Exterieur eingemischt hat. Da hat sie nämlich eine Veto-Funktion auf bestimmte Farben und die hat sie leidlich ausgenutzt und Schleifen produziert. Die 8-jährige Tochter hat den einfachsten Job, denn sie will ein Pony und kein Auto. Die Konfiguration der Anhängerkupplung für den Pferdeanhänger hat sie schon vor Monaten an ihren Bruder per Eiscreme delegiert. Der hat ihr aber nicht mit geteilt, dass er dafür nicht die entsprechenden Rechte hat. Und genau solche Vorgänge digitalisieren wir, inklusive der Ausnahmen von der Regel.

Ein Prozess ist also eine Abfolge von durch zu führenden Schritten, die zu einem definierten Ergebnis führen sollen. Beispielsweise der Eintritt eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Die Personalabteilung muß eine Akte anlegen (Name, Alter, Wohnort, Gehalt, Eintritt, Abteilung, Funktion, Ausstattung, Rechte…). Der Abteilungsleiter für den er arbeitet, definiert woran er arbeitet, welche Ausstattung er benötigt, welche Zugänge zu welchen Servern er benötigt, ein Tisch ein Stuhl, ein Rechner, Tablet, Smartphone muss bereit gestellt werden, er wird von Beginn an an diesem wichtigen Projekt arbeiten, dafür benötigt er Code-Karten um die Entwicklungsabteilung betreten zu dürfen… Und diesen gesamten Ablauf, diesen Prozess – mit all seinen Abfragen bei diversen Verantwortlichen, bei dem zu guter Letzt ein voll arbeitsfähiger neuer Mitarbeiter steht – digitalisieren wir, so dass niemand mehr ein Excel-Sheet oder auch nur eine individuell verfaßte E-Mail an jemanden verschicken muß, damit der die Daten dann wieder irgendwo eingibt (Medienbruch – nein danke). Jeder einzelne Schritt, alle Abfragen, Optionen und Eventualitäten werden vordefiniert und per automatisierten Abfragen an die Verantwortlichen verschickt. Der Prozess ist jederzeit nachvollziehbar. Man sieht, wer wann welche Entscheidung getroffen hat, welche Rechte die Person besitzt und seit wann und bis wann sie diese besitzt und wer sie ihm gegeben hat. Und diese Rechte und Aufgaben sind alle mit einer Identität, einer einzigen Person, verbunden. Keine Person kann zwei Identitäten besitzen. Das bringt Sicherheit.

 

Klare Kante …

Zetzt beginnen wir zu unterscheiden. Zwischen Identity & Access Management-Prozessen, bei denen der Fokus auf der digitalen Identität einer Einzelperson mit all ihren Rechten und Pflichten liegt und solchen Geschäftsprozessen, die alles was übrig bleibt inkludieren. Beispielsweise ein digitales Telefonbuch für ein Unternehmen mit internationalen Niederlassungen, auf das alle zugreifen können, und in dem alle Kontakte anlegen können. Das sich automatisch international aktualisiert. Das klingt selbstverständlich, ist es aber keineswegs. Für eine Privatperson ist das überhaupt kein Thema. Ein Unternehmen hat ganz andere Auflagen, beispielsweise die EU-DSGVO. Ein solches Telefonbuch mit personenbezogenen Daten von Angestellten, Kunden, Dienstleistern etc. muss vor Missbrauch geschützt werden. Nicht jeder darf Zugriff auf alle Daten und Funktionen haben, sondern nur auf die, die er zur Erledigung seiner Aufgaben im Unternehmen benötigt. Das muss definiert, überwacht werden und belegbar sein.

 

Geschwindigkeit durch Benutzerfreundlichkeit

Digitalisierung ist also keine banale Angelegenheit, für die man eben mal eine App programmiert. Wir beschäftigen uns mit Digitalisierung seit 10 Jahren und haben dafür eine Plattform geschaffen, die es uns ermöglicht, jede Art von unternehmerischen Prozess zu digitalisieren. Wenn er sich digitalisieren lässt, so weit sind wir leider noch nicht, dass wir einen Container von Hamburg nach Saigon beamen, noch. Auf dem Weg zum digitalisierten Prozess gibt es mehrere Nadelöhre, durch die man durch muss.

Wenn Sie gehofft haben dass wir Ihnen diese Nadelöhre erläutern, muss ich Sie enttäuschen. Ich erzähle Ihnen lieber von unseren Vorteilen, das Gegenteil davon ist dann das Nadelöhr. Und glauben Sie uns, es gibt jede Menge Digitalisierungs-Anbieter, die diese Nadelöhre nicht umgehen können. Mit denen müssen Sie da durch.

Unsere Digitalisierungs-Plattform unimate kommuniziert mit allen Ziel- und Quellsystemen. Wir produzieren keine Medienbrüche, wir beseitigen sie. unimate zieht die vorab definierten Informationen, die es für einen Prozess benötigt aus dem Quellsystem, reichert sie mit Informationen an, und gibt sie in das Zielsystem wieder ab (SAP beispielsweise, anbei ein paar Schnittstellen).

Sind die Prozesse erst definiert, (wobei wir Sie mit Rat und Tat bei deren Definition unterstützen) sind diese in unimate per simplen drag-and-drop aufbaubar. Wie bei Word, wenn Sie ein Quadrat oder eine Säulendiagramm benötigen. Da müssen Sie nichts programmieren, Sie nutzen die Quadrat-Funktion. So ist das bei unimate auch, Sie benötigen eine Abfrage per Mail, ziehen sich diese per drag-and-drop aus den Vorlagen und platziere sie in meinem Prozess. Sie sehen diese Funktion nicht als Code oder ähnliches sondern als Icon mit einer kleinen Funktionserläuterung dran (Mail-Abfrage). Kein Programmieren, nichts, Sie müssen nur noch definieren, wer die Mail verschickt, was er an Variablen hat, die er wählen kann und wer die Mail bekommen soll. Wir haben einen Kunden dessen Azubis die Prozesse zusammengebaut haben.

 

Ein Schritt nach dem anderen, geplant

Unsere Plattform ist modular. Sie müssen nicht gleich das ganze Haus kaufen, sie können mit einer Einliegerwohnung anfangen. Das ist wesentlich überschaubarer, schneller und wenn Sie sich daran gewöhnt haben, machen Sie mit der Garage oder dem Penthouse weiter. Was auch immer Sie benötigen, damit ihr Unternehmen besser läuft. Legen Sie sich eine Roadmap zu. Denn Digitalisierung mit OGiTIX unimate hat nicht unerhebliche monetäre Vorteile mit einem schnellen break-even point.