Saubere Datenablagen für dynamische Teams durch automatisierte Verwaltung und stets aktuelle und passgenaue Zugriffsrechte

Digitale Zusammenarbeit über Abteilungs- & Unternehmensgrenzen hinweg ist essentiell für den Erfolg von Projekten. Ein Grundpfeiler hierfür sind gemeinsame Datenablagen, die immer schneller und häufiger bereitgestellt werden müssen. Dabei benötigen interne und externe Mitarbeiter unterschiedliche, teils befristete, Zugriffsrechte – je nach Rolle im Projektteam:

  • Projektleiter & Teamleiter
  • Lenkungsausschuss
  • Projektmitarbeiter

Neben der Bereitstellung stellen die Verwaltung und Beendigung angesichts der Dynamik eine Herausforderung dar. Laufend kommen Personen hinzu, wechseln die Rolle im Projekt oder verlassen das Team – Berechtigungen müssen dabei stets angepasst werden. Und wenn das Projekt endet, muss aufgeräumt werden: Sicherung, Rechteentzug, Archivierung & Löschung.

Der OGiTiX unimate Projektbutler bietet hierfür eine schnelle und sichere Lösung:

  1. Zum Start des Projektes genügt ein Knopfdruck und der Projektbutler kümmert sich um die Bereitstellung von Datenablagen und Zusammenstellung des Teams. Dabei serviert der Projektbutler fertig erstellte Datenablagen, sauber vergebene Zugriffsrechte und persönliche Einladungen für Teammitglieder – alles vollautomatisch inkl. Zeitsteuerung und Befristungen.
  2. Während des Projektes übernimmt der Projektbutler auf Anweisung des Projektleiters bedarfsgerechte Team- & Rollen-Veränderungen und kümmert sich um Anfragen wie Anträge auf Projektmitarbeit. Er behält die Projektlaufzeit im Auge und stellt jederzeit sicher, dass alle informiert sind und die Datenablage sauber bleibt.
  3. Am Ende des Projektes steht Aufräumen auf dem Plan: Der Projektbutler entzieht Berechtigungen und führt weitere Wünsche wie Kopiervorgänge, Sicherungen, Archivierungen oder auch Löschungen aus. Bei allem was er tut, führt der Projektbutler ein lückenloses Arbeitsprotokoll und vergisst einfach nichts.
Grafik_Projekt-basiertes-Berechtigungsmanagement
Die Services des Projektbutlers sind flexibel anpassbar und erweiterbar. Auf Wunsch führt er beliebige weitere Arbeitsschritte durch, sorgt für die Einhaltung von Regeln wie Genehmigungen oder Ausnahmen und informiert durch gezielte Kommunikationen.
Über seine direkten Schnittstellen zu Verzeichnissen, Active Directory, Office365 oder auf Wunsch auch zu SharePoint, Teams und weiteren Systemen setzt der Projektbutler alle erforderlichen Aufgaben wie die Anlage von Verzeichnissen und Datenräumen oder die Verwaltung von Zugriffsrechten vollautomatisch und in Echtzeit um.
Er führt eine lückenlose und unveränderbare Protokollierung und liefert Berichte auf Knopfdruck. So kann beispielsweise jederzeit der Verwendungsnachweis geführt werden, welcher Mitarbeiter wann welche Projektrolle und Rechte genutzt hat.
Der Projektbutler – Ordnung aus Prinzip

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Die Lösung

  • Self-Service-Verwaltung
  • Antrag auf Projektmitarbeit
  • Differenzierte Rechte nach Rolle
  • Befristete und zeitgesteuerte Zugriffsrechte
  • Erinnerungs- & Eskalationsmanagement
  • Begründung & Genehmigungen
  • Rechte- & Team-Berichte
  • Schnittstellen zu AD, Fileshares, Office365 und weitere

Ihre Vorteile

  • Einhaltung von Compliance-Vorgaben
  • Erhöhung der Sicherheit
  • Lückenlose Protokollierung
  • Entlastung durch Automation
  • Flexible Anpassungen an spezielle Anforderungen
  • Vorhandene Systeme und Anwendungen bleiben unberührt