Anwenderbericht // Entlastung & Mitarbeiterzufriedenheit bei der Kampmann GmbH durch Identity & Access Management
Die Kampmann GmbH ist Marktführer im Bereich der Bodenkanalheizungen und steht für innovative Produktentwicklungen. Das Unternehmen betreut seine Kunden seit 45 Jahren mit individuellen Lösungen und intelligenten Systemen. Eine Vielzahl technisch führender Entwicklungen für Heizung, Kühlung und Lüftung macht die Kampmann GmbH international erfolgreich. Weltweit beschäftigt das Unternehmen rund 820 Mitarbeiter.
Inhalt
Mühseliges reagieren statt digitales agieren
Die Prozesse im Umfeld personeller Veränderungen wie Eintritte, Austritte und Veränderungen waren geprägt durch manuelle Arbeit und wurden mithilfe von Emails, Checklisten und Telefonaten koordiniert. Die Rechtevergabe in den IT-Systemen erfolgte dabei ebenfalls manuell durch Mitarbeiter des Helpdesk. Die Personalabteilung initiierte die erforderlichen Prozesse per E-Mail, wobei nachfolgend bis zu 60 Einzeltätigkeiten unterschiedlicher Abteilungen koordiniert werden mussten: Von der IT- & Arbeitsausstattung über Benutzerkonten und Zugriffsrechte bis hin zu Arbeitsbekleidung und rechtlichen Formalitäten, alles Hol- oder Bringschulden.
„Wir hatten enormen Druck auf der IT-Abteilung, die Unzufriedenheit der User zu lösen.“
Jürgen Wenzel, Projektleiter und Leiter IT
Digitalisierung – Agilität für IT- & Unternehmensprozesse
Im Zuge einer Digitalisierungsstrategie wurde bei Kampmann entschieden, neben Unternehmensprozessen auch schrittweise einen großen Teil der IT-Prozesse durch Identity & Access Management zu digitalisieren und zu automatisieren. Der Fokus wurde hierbei zunächst auf die Prozesse im Umfeld personeller Veränderungen gelegt.
Herausforderungen
- Stockender Informationsfluss zwischen den Fachabteilungen
- Unzufriedenheit bei Mitarbeitern und Vorgesetzten
- Nicht fristgerechte Bereitstellung von Arbeitsmitteln
- Manuelle Berechtigungsvergabe
- Zeitverluste durch Nacharbeiten
- Unstrukturiertes Vorgehen
- Unklare Verantwortlichkeiten
Anforderungen an die externe Lösung
- Optimierung der Unternehmensprozesse
- Bessere Koordination mit externem Helpdesk
- Automatisiertes User- & Rechtemanagement
- Protokollierung der Prozesse
- Einheitliche Vorgehensweise bei Prozessen
Zunächst wurde hierfür eine bereits vorhandene Automations-Software betrachtet, wobei sich schnell heraus stellte, dass die Umsetzung mit dieser zu komplex und zu aufwendig wäre. Auch eine Umsetzung der Prozesse in dem ERP-System der Kampmann wurde aus Kostengründen verworfen.
Komplexe Anforderungen umgewandelt in Usability
Das Ziel war, eine Softwareplattform einzusetzen, auf deren Basis möglichst einfach und schnell automatisierte Prozesse realisiert werden können. Die angestrebte Lösung sollte in der Lage sein, mit den Anforderungen mitzuwachsen und einen stufenweisen Ausbau in Eigenregie zu ermöglichen. Kampmann war zudem wichtig, dass die Software sowohl IT-Prozesse automatisieren als auch Unternehmensprozesse digitalisieren kann.
„OGiTiX unimate erfüllte exakt unsere Anforderungen und das zu adäquaten Konditionen.“
Jürgen Wenzel
Nach erfolgreicher Durchführung einer 2-tägigen Testimplementierung, in deren Zuge gemeinsam bereits erste Prozesse automatisiert wurden, fiel die Entscheidung recht schnell zu Gunsten von OGiTiX unimate. Im Anschluss wurden seitens Kampmann intern die nötigen personellen Ressourcen für die Einarbeitung geschaffen. Die Umsetzung der Prozesse erfolgte in Eigenregie durch zwei Auszubildende von Kampmann – und das ohne vorherige Schulung.„Unsere Azubis sind recht fit und konnten schon nach kurzer Zeit erste Erfolge mit dem Produkt erzielen!“, so Jürgen Wenzel, Projektleiter IT. Der Eintrittsprozess wurde zuerst digitalisiert. Die Anforderungen an den Prozess wurden in Workshops mit den Fachbereichen definiert und danach in enger Abstimmung intern fein geschliffen, bis sie optimal waren. Das visuelle Drag-and-Drop-Verfahren von OGiTiX unimate, mit dem die Prozesse an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, erleichterte diese Abstimmungsrunden enorm.
„Die Arbeit an den Prozessen im Drag-and-Drop-Verfahren machte es uns einfach, die Prozesse in Workshops mit den Fachbereichen zu definieren.“
Jürgen Wenzel
Die Vorgehensweise pro Prozess
- Anfertigung einer Prozess-Skizze
- Abstimmung mit den Fachbereichen
- Prozess-Entwurf in OGiTiX unimate
- Präsentation des Entwurfes
- Prozess-Optimierung in OGiTiX unimate
- Testphase des Prozesses
- Abnahme durch die Fachbereiche
- Live-Schaltung des Prozesses
Nutzen durch den Einsatz von OGiTiX unimate
- Einsparung von Arbeitszeit
- Reduktion von Reibungsverlusten
- Automatisierte Anlage von Benutzern in den Systemen
- Saubere, lückenlos dokumentierte Berechtigungsvergabe
- Automatisierte Erstellung von Dokumenten bspw. Überlassungsverträgen
- Vordefinierte und automatisierte Prozess-Abläufe für z.B. Bestellungen
- Verbesserung der Mitarbeiter-Zufriedenheit durch
- Self-Services inkl. automatischer Rückmeldungen
- Reibungslose und fehlerfreie Abarbeitung
- Pünktliche Bereitstellung von Arbeitsmitteln
Der automatisierte Eintrittsprozess steuert und dokumentiert über 60 Einzelaktivitäten von der KFZ-Bestellung über Benutzer- & Rechtevergaben bis hin zur Beschaffung von Arbeitskleidung und rechtlichen Formalitäten.
Self-Services – weniger Verwaltung mehr Eigenverantwortlichkeit
Die Verantwortlichen aus der IT und den Fachbereichen erkannten schnell den Nutzen von OGiTiX unimate: Vorgänge die vorher sehr intransparent waren und lange dauerten wurden jetzt direkt und schnell abgewickelt. Wo früher Warten und Rückfragen an der Tagesordnung waren, erfolgt jetzt eine schnelle und reibungslose Umsetzung der Anforderungen und alle Beteiligten werden von der Software auf dem Laufenden gehalten.
„Die Akzeptanz und somit der Wille zur Umsetzung war bei den Kollegen am Anfang recht gering. Dann begannen sie, die Vorteile zu sehen.“
Jürgen Wenzel
Die neuen digitalen Prozesse mussten sich erst einmal einschleifen. So wurde bspw. die Vertreter-Regelung mehrmals optimiert. Hierbei hat sich ebenfalls die Modularität des Produktes und die Anpassbarkeit per Drag-and-Drop als enormer Vorteil herausgestellt. Es dauerte nicht lange, bis die IT-Abteilung sehr positives Feedback von den Mitarbeitern für die neue Lösung erhielt.
Auszug der derzeit digitalisierten Prozesse
- Mitarbeiter-Einritt
- Bereichswechsel der Auszubildenden
- Ordnerberechtigungsvergabe
- Server-Erstellung
- Mitarbeiter-Unterweisungen
- AD-Benutzer aktivieren/deaktivieren/verschieben/löschen
- Computerkonten aktivieren/deaktivieren/verschieben/löschen
- Ablage für Kataloge und Anleitungen
Dabei werden derzeit folgende Systeme über Schnittstellen automatisiert verwaltet:
- Active Directory
- Lotus Notes
- Zeitverarbeitung
Viele weitere Anwendungen wie SAP werden über systemseitig gesteuerte Aufgaben im Prozess mit eingebunden.
Mehr Aufgaben für eine modulare Identity & Access Management Plattform
OGiTiX unimate hat sich für Kampmann als Plattform für die Digitalisierung weiterer Prozesse etabliert. Nachdem der Eintrittsprozess sich in Deutschland bewährt hat, steht jetzt die Adaption und der Rollout des Prozesses für die 16 internationalen Niederlassungen auf dem Plan. Die Roadmap umfasst jedoch wesentlich mehr Ausbaustufen:
- Automation des Mitarbeiter-Austrittsprozesses
- Self-Service zur Verwaltung von Ordnerrechten inkl. Reporting
- Self-Service zur Verwaltung von AD-Gruppen inkl. Reporting
- Digitale Reisekostenabrechnung & -planung
- Self-Services zur Beschaffung von Hardware & Software
- Digitaler Prozesse zur Produktmessung und Freigabe
Die Systemumgebung
- OGiTiX unimate 2016 Service Release 3
- Windows Server 2016 / SQL Server 2016
- Verwaltung von 810 Usern mit 10 produktiven Prozessen
- Mandantenarchitektur für Zentrale, Entwicklung und Produktion
- Active Directory Schnittstelle
- Lotus Domino Schnittstelle
- unimate Service Portal
Das Interview wurde geführt mit: Jürgen Wenzel, Projektleiter und Leiter IT und Jens Kotte, Auszubildender
Das Interview wurde geführt von: Ingo Buck, OGiTiX Software AG, ingo.buck@ogitix.de