… schlechte Nachvollziehbarkeit durch Medienbrüche!

Woher kommt das? Anstatt es einmal richtig an zu gehen, (indem man eine modulare und evolutionäre Identity & Access Management Plattform nutzt), wurden schlichtweg zu viele von einander unabhängig agierende Tools und Verwaltungsprogramme angeschafft, um Prozesse zu automatisieren und Benutzerkonten und Rechte zu administrieren: Checklisten, Ticketsysteme, E-Mails, Telefonate, Formulare und diverse Management-Konsolen.

 

Die Folgen

In der Vergangenheit durchgeführte Arbeiten, umgesetzte Zugriffsrechte und die entsprechenden Entscheidungen wurden aufgrund diverser und mannigfaltiger Medienbrüche und manueller Prozessschritte mehr schlecht als recht dokumentiert, was sie nur mit Aufwand auswertbar macht.

 

Die Risiken

Die lückenlose Protokollierung des Status-quo und dessen zustande kommen, die die EU-DSGVO von uns fordert, ist mit derart fragmentierten Tools und Prozessen nahezu unmöglich.

 

Lösungsansätze

Es ist immer und immer dieselbe globale Antwort: Ordnung schaffen. Derartige Problematiken lassen sich nur mit einer sauberen Prozesssteuerung und einem entsprechend systemübergreifenden Datenmanagement auflösen (IAM Plattform). Die vorhandenen „Prozesstools“ wie Checklisten, Tickets oder E-Mails müssen zwangsläufig durch elektronisch gesteuerte Aufgaben ersetzt werden.

Mindestens bei den Kernanwendungen sollte über entsprechende Schnittstellen eine Automation der Rechtevergabe und eine zyklische Synchronisierung der User- und Rechtestrukturen erfolgen. Aber auch bei manueller Durchführung, sollten die relevanten Daten in Form strukturierter Arbeitsanweisungen vom System geliefert werden.

Eine klar definierte Datenflussmatrix, die man sich erarbeiten muss, legt fest, welche Anwendungen Daten erzeugen (z.B. Personalnummer durch HR-Systeme oder eMail-Adresse durch MS Exchange) und welche Anwendungen Daten nur entgegennehmen (z.B. Ablage der Personalnummer im Active Directory).

Diese Anforderungen lassen sich mit Business Prozess Management- oder mit Identity Management-Lösungen besonders gut umsetzen, da diese Softwarelösungen dazu erdacht und programmiert wurden, Prozessmanagement, Datenmanagement und technische Orchestrierung in einer ausbaubaren Plattform vereinen.

 

Prozessteuerung und Datenmanagement hilft Ihnen folgendes zu erreichen:

  • Systembedingte, lückenlose Nachvollziehbarkeit
  • Vom Antrag über Entscheidungen bis zur Umsetzung
  • Jeder Prozessschritt wird vom IAM/BPM System automatisch protokolliert
  • Systemübergreifendes Datenmanagement